Team Assistant – Office Management & Services (m/w/x)

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Die Advancis Software & Services GmbH mit Firmensitz in Langen entwickelt seit über 30 Jahren erfolgreich Softwarelösungen. Als weltweit agierendes Unternehmen sind wir Marktführer im Bereich der Sicherheitstechnik und Gebäudeautomation. Unsere Software wird in über 70 Ländern zur Visualisierung und Steuerung in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt. Als Mitarbeiter wächst Du bei uns schnell in eine verantwortliche Position und hast die Möglichkeit Dich bei der Gestaltung von Produkt und Unternehmen einzubringen.

Für unseren Standort Langen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
Team Assistant – Office Management & Services (m/w/x)

Deine Aufgabe

Du bist die freundliche Stimme am Empfang und der erste Kontakt zu Kunden, Lieferanten sowie Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter – zuverlässig und organisiert. Du kümmerst dich um Post & Korrespondenz, betreust Buchhaltungsfragen, unterstützt bei Rechnungen & Reiseplanungen und sorgst für einen top organisierten Büroalltag. 
 
Empfang & Kommunikation 
  • Freundliche Begrüßung von Besuchern, Anrufen und Gästen  
Office-Organisation & Verwaltung 
  • Empfangen & Weiterleiten von Post und Paketen 
  • Administration des Inventars, Bestellung von Büromaterial & Pflege der Bürobereiche 
  • Pflege von Besuchs-, Kunden- und Schulungsdaten  
  • Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung (Rechnungen, Mahnwesen, Barkasse) 
  • Tägliche Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume – Sauberkeit & Sorgsamkeit 
Schulungs- & Veranstaltungsmanagement 
  • Kommunikation mit Schulungsinteressent  
  • Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen  
  • Vorbereitung von Schulungsunterlagen & Räumen 
  • Planung & Organisation von Reisen  
  • Nachbereitung von Events  

Deine Qualifikation

  • Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännisch oder vergleichbar) oder Berufserfahrung in Office/Admin-Bereich 
  • Hohe Kommunikations- & Organisationsfähigkeiten 
  • Spaß an Service, Datenpflege und Multitasking 
  • Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise 
  • Sicherer Umgang mit MS Office/Outlook 
  • Idealerweise erste Buchhaltungskenntnisse 
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Wir bieten

  • Modernes, attraktives Arbeitsumfeld
  • Eine offene und dynamische Unternehmenskultur
  • Spannende Aufgaben im hochmotivierten Team
  • Vielseitige Entwicklungsperspektiven, Förderung der fachlichen und persönlichen Qualifikation
  • Ein attraktives Vergütungspaket mit Beteiligung am Unternehmenserfolg
  • Flexible Arbeitszeiten und Home-Office Regelung
  • Betriebliche Krankenversicherung und -Altersvorsorge
  • Weitere Benefits wie Fitness, Massage, Yoga, JobRad und mehr
Als Unternehmen sind wir in vielerlei Hinsicht anders und gehen oft unkonventionelle Wege. Flache Hierarchien, Eigenverantwortung und offene Kommunikation schaffen bei uns eine besondere familiäre und freundschaftliche Atmosphäre. In modernster Arbeitsumgebung bis du Teil eines hochmotivierten Teams und internationalen Netzwerks. Wir haben Spaß am gemeinsamen Erfolg. 

Wir freuen uns, dich kennenzulernen!